1.Wie wij zijn
Deze voorwaarden gelden voor alle offertes en opdrachten van Encla. Met ‘wij’ bedoelen we Encla, met ‘jullie’ de organisatie die ons een opdracht geeft.
- Naam: Encla B.V.
- Plaats: Leiden
- E-mail: hallo@encla.nl
We werken alleen voor bedrijven en organisaties. Deze voorwaarden zijn niet bedoeld voor consumenten.
Spreken we in een offerte of opdrachtbevestiging iets anders af dan hier staat, dan geldt die afspraak. Eigen algemene voorwaarden van jullie gelden alleen als we dat samen schriftelijk afspreken.
2.Offertes en opdrachten
Een offerte is 30 dagen geldig, tenzij er een andere termijn in staat.
Een opdracht start zodra jullie de offerte of opdrachtbevestiging accepteren, per e-mail of met een handtekening. Een adviesgesprek staat vast zodra we samen een datum en tijd hebben bevestigd.
Willen jullie tijdens een opdracht iets extra’s of iets anders? Dan spreken we eerst af wat dat kost en wat het betekent voor de planning.
3.Onze diensten
- AI-scan: gratis en vrijblijvend. Je krijgt een eerste advies, zonder verplichtingen voor jullie of voor ons.
- AI-routeadvies: een gesprek van 60 tot 90 minuten en een rapport: welke oplossing past, wat de risico’s zijn en wat jullie beroepsregels vragen.
- Inrichten: een bestaande AI-tool veilig instellen, afspraken over AI-gebruik op papier en een teamtraining.
- Laten bouwen: een eigen toepassing of afgeschermde AI-omgeving. We beginnen altijd met een pilot; daarna beslissen jullie of we verdergaan.
- Begeleiding: een maandelijkse check-in, updates, nieuwe tools beoordelen en nieuwe collega’s trainen.
Wat er precies bij een opdracht hoort, staat in de offerte.
De licentie voor een AI-tool sluiten jullie rechtstreeks af bij de leverancier. Daarvoor gelden de voorwaarden van die leverancier; wij zijn geen partij bij die licentie.
4.Adviesgesprek verzetten of afzeggen
Komt het gesprek toch niet uit? Verzet of zeg het uiterlijk 48 uur van tevoren af via hallo@encla.nl. Dat kost niets.
Zeggen jullie later af, of is er niemand bij het gesprek, dan rekenen we het volledige tarief.
Moeten wij een gesprek verzetten, dan laten we dat zo snel mogelijk weten en plannen we zonder kosten een nieuw moment.
5.Prijzen en betalen
Al onze prijzen zijn exclusief btw. Jullie betalen per factuur:
- AI-routeadvies: na het gesprek.
- Inrichten: 50% bij de start en 50% bij de oplevering.
- Laten bouwen: zoals in de offerte staat.
- Begeleiding: elke maand vooraf.
Een factuur betalen jullie binnen 14 dagen.
Is een factuur niet op tijd betaald, dan sturen we eerst een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan mogen we de wettelijke handelsrente en incassokosten in rekening brengen en ons werk pauzeren tot de factuur betaald is.
6.Wat we van elkaar verwachten
Wij doen ons werk zorgvuldig en naar beste kunnen. We beloven een goede inspanning, geen bepaald resultaat. AI-tools veranderen snel: ons advies is gebaseerd op wat we weten op het moment dat we het geven.
We vertellen jullie wat de beroepsregels over AI-gebruik vragen, maar ons advies is geen juridisch advies. Jullie blijven zelf verantwoordelijk voor het naleven van jullie beroepsregels en de wet, en voor de keuzes die jullie op basis van ons advies maken.
Van jullie vragen we dat jullie ons op tijd de informatie en toegang geven die we nodig hebben, en dat die informatie klopt. Komt die later, dan kan de planning schuiven.
7.Geheimhouding en gegevens
We houden allebei geheim wat de ander ons in vertrouwen vertelt, en alles waarvan duidelijk is dat het vertrouwelijk is. Dat blijft zo, ook na afloop van de opdracht. Alleen als de wet ons verplicht, mogen we zulke informatie delen.
Voor ons advies hoeven we jullie dossiers niet in te zien. Stuur ons daarom geen vertrouwelijke gegevens van cliënten.
Krijgen we bij een opdracht toch toegang tot persoonsgegevens, bijvoorbeeld bij het instellen van een tool, dan sluiten we vooraf een verwerkersovereenkomst.
Lees onze privacyverklaring →8.Eigendom
Wat we speciaal voor jullie maken, zoals een rapport, een beleid voor AI-gebruik of een eigen toepassing, wordt van jullie zodra alle facturen voor die opdracht betaald zijn.
Onze algemene kennis, werkwijzen, sjablonen en herbruikbare onderdelen blijven van ons. Zitten die in wat we voor jullie maken, dan mogen jullie ze daarin blijvend gebruiken.
Software en tools van anderen, zoals de AI-tool zelf, blijven van de leverancier.
9.Aansprakelijkheid
Gaat er door een fout van ons iets mis, laat het ons dan zo snel mogelijk weten. We krijgen eerst de kans om het op te lossen.
Zijn we aansprakelijk, dan vergoeden we alleen directe schade, tot maximaal het bedrag dat we voor die opdracht gefactureerd hebben. Bij begeleiding is dat maximaal het bedrag van de facturen over de laatste 3 maanden.
We vergoeden geen indirecte schade, zoals gemiste omzet, winst of besparingen, of schade door stilstand. We zijn ook niet aansprakelijk voor storingen in, of uitkomsten van, AI-tools en diensten van anderen.
Deze grenzen gelden niet als de schade komt door opzet of grove schuld van ons.
10.Opzeggen en stoppen
Begeleiding is maandelijks opzegbaar. Zeg op via hallo@encla.nl, dan stopt de begeleiding aan het einde van de lopende maand.
Stoppen jullie tussentijds met een andere opdracht, dan betalen jullie het werk dat we tot dan hebben gedaan en de kosten die we al gemaakt hebben.
Houden jullie je na een herinnering niet aan de afspraken, bijvoorbeeld doordat een factuur niet betaald wordt, dan mogen wij de opdracht beëindigen.
11.Als we het niet eens zijn
Zijn jullie ergens niet tevreden over? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing.
Op onze afspraken is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan beslist de Rechtbank Den Haag.
12.Wijzigingen
We kunnen deze voorwaarden aanpassen. Belangrijke wijzigingen laten we klanten vooraf weten. Voor een opdracht die al loopt, blijven de voorwaarden gelden die golden toen de opdracht startte.
Bovenaan zie je wanneer deze voorwaarden voor het laatst zijn aangepast.