1.Wie wij zijn
Encla helpt kleine kantoren met vertrouwelijke informatie om veilig AI te gebruiken. Wij zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via deze website binnenkomen.
- Naam: Encla B.V.
- Plaats: Leiden
- E-mail: hallo@encla.nl
Kort gezegd: we vragen alleen wat we nodig hebben om je te helpen, en we verkopen niets door.
2.Welke gegevens we verzamelen
Je gegevens komen alleen bij ons als je ze zelf invult of ons mailt:
- AI-scan: je e-mailadres, je sector en je antwoorden op de vijf scanvragen.
- AI-routeadvies: je naam, organisatie, sector, het aantal medewerkers, je e-mailadres, eventueel welke AI-tools jullie al gebruiken en het pakket dat je koos.
- Contactformulier: je naam, je e-mailadres, eventueel je organisatie en je bericht.
- E-mail: je e-mailadres en wat je ons schrijft.
Vul in onze formulieren nooit vertrouwelijke gegevens van cliënten in. Die hebben we niet nodig.
Daarnaast houden we anoniem bij hoe de website gebruikt wordt. Daarover lees je meer bij ‘Cookies en statistieken’.
3.Waarvoor we ze gebruiken
- Om je scanresultaat of advies te sturen en contact met je op te nemen over je aanvraag.
- Om je vraag of bericht te beantwoorden.
- Om de website te verbeteren, op basis van anonieme statistieken.
We verwerken de gegevens uit de formulieren omdat je ons zelf vraagt iets voor je te doen: een scan, een AI-routeadvies of antwoord op je vraag. Dat zijn stappen op jouw verzoek, voordat we eventueel samen een overeenkomst sluiten (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor de anonieme statistieken en de beveiliging van de website doen we een beroep op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG).
We sturen je geen nieuwsbrief of reclame waar je niet zelf om vraagt. We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer genomen worden, en we gebruiken je gegevens niet om AI-modellen te trainen.
4.Met wie we ze delen
We verkopen je gegevens nooit. We schakelen alleen een paar dienstverleners in die de website voor ons laten werken. Ze gebruiken je gegevens alleen in onze opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst.
- Supabase: de database waarin we aanvragen opslaan, in een datacenter in de EU.
- Resend: verstuurt een melding van nieuwe aanvragen naar ons team.
- Vercel: host de website.
- Umami: maakt de anonieme websitestatistieken.
- Onze e-maildienst: hier komen je mails en de meldingen van nieuwe aanvragen binnen.
Sommige van deze partijen zijn Amerikaanse bedrijven. Komen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terecht, dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Verder geven we je gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.
5.Hoe lang we ze bewaren
We bewaren de gegevens uit de formulieren tot 12 maanden na ons laatste contact. Daarna verwijderen we ze.
Gaan we samenwerken, dan bewaren we de gegevens die daarvoor nodig zijn zolang de samenwerking loopt, en daarna zo lang als de wet voorschrijft.
6.Hoe we ze beveiligen
De website gebruikt een versleutelde verbinding (https). Aanvragen worden alleen door onze server opgeslagen: de database is niet publiek bereikbaar en alleen ons team kan erbij.
Gaat er toch iets mis met je gegevens, dan melden we dat waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij jou.
8.Jouw rechten
Je hebt het recht om:
- je gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten verbeteren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen de verwerking;
- je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen.
Stuur je verzoek naar hallo@encla.nl. We reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat een verzoek echt van jou komt, kunnen we je vragen het te bevestigen vanaf het e-mailadres dat je bij ons gebruikte. Stuur ons geen kopie van je identiteitsbewijs.
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Naar de Autoriteit Persoonsgegevens →9.Wijzigingen
Verandert onze website of onze werkwijze, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan zie je wanneer dat voor het laatst gebeurde.